F.A.Q.

Om toegang te krijgen tot BergOp, neemt u contact op met de applicatiebeheerder van uw instelling. Weet u niet wie dat is? Neem dan contact op met Praktikon.

Het wachtwoord moet uit minimaal 15 en maximaal 70 karakters bestaan. Uw gebruikersnaam, e-mailadres, de naam van uw organisatie of het woord ‘bergop’ mogen niet gebruikt worden, ook niet als onderdeel van uw wachtwoord. Daarnaast mogen wachtwoorden die gevonden zijn in één of meerdere databases met gelekte wachtwoorden niet gebruikt worden.

Lukt het niet om uw wachtwoord te wijzigen? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder.

Als uw organisatie met een Elektronisch Patiëntendossier (EPD) werkt, dan kunt u mogelijk via een snelkoppeling in het EPD naar BergOp. Uw applicatiebeheerder kan u hier meer over vertellen.

Als u inlogt via www.bergop.net, controleer dan eerst of u geen typfouten heeft gemaakt. Typ uw wachtwoord in Kladblok of Word en kijk of er geen fouten in zitten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er ergens een hoofdletter staat of dat tekens niet goed worden weergegeven. Om tekens wel goed weer te geven, houdt u één seconde de Shift- en Ctrl-toets tegelijk ingedrukt op uw toetsenbord. Klopt dit wachtwoord? Plak het dan in het loginscherm van BergOp.

Lukt inloggen nog steeds niet? Klik dan op ‘wachtwoord vergeten’ en vraag een nieuw wachtwoord aan.

Weet u uw gebruikersnaam niet meer? Neem contact op met de applicatiebeheerder van uw organisatie.

Vraag uw organisatie welke authenticator-app wordt gebruikt en installeer deze op uw (nieuwe) telefoon. Daarna vraagt u de applicatiebeheerder van uw organisatie om de QR-code voor u te resetten in BergOp. Na het inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord op www.bergop.net krijgt u een nieuwe QR-code te zien. Scan deze QR-code met de authenticator-app. Vul daarna de authenticatiecode in BergOp in.

NB Krijgt u geen nieuwe QR-code te zien maar blijft u het invulveld ‘authenticatie code’ op het scherm zien? Dan kan het zijn dat u uw internetbrowser opnieuw moet opstarten of dat u de cache (tijdelijk geheugen) van uw browser even moet legen.

Neem contact op met de applicatiebeheerder van uw organisatie. Deze kan u een nieuw wachtwoord sturen.

Deze melding doet zich voor wanneer de ‘wachtwoord vergeten’ stappen niet volledig zijn doorlopen. Wanneer u deze melding krijgt, klikt u op ‘wachtwoord vergeten’ en vraagt u een nieuw wachtwoord aan.
Weet u uw gebruikersnaam niet meer? Neem contact op met de applicatiebeheerder van uw organisatie.

Voordat u BergOp kunt openen vanuit Care4, moet u eerst de disclaimer van BergOp accepteren. Dat doet u als volgt:

1. Ga naar www.bergop.net.
2. Log in met de gegevens die u in de mail heeft ontvangen.
3. Accepteer de disclaimer en wijzig eventueel uw wachtwoord.

Vanaf nu kunt u ook via Care4 in BergOp inloggen.

Het kan zijn dat een e-mail niet is aangekomen. Controleer in dat geval de volgende twee dingen:

1. Heeft u een typfout gemaakt in het adresboek van de cliënt? Zo ja, pas deze aan en verstuur de vragenlijst opnieuw via het menu Metingen, door bij de betreffende meting op Bewerken (potloodje) te klikken. Hier kunt u de vragenlijst opnieuw verzenden.
2. Vraag de betrokkene of het kan zijn dat de e-mail in de SPAM-folder is beland.

Komt de e-mail nog steeds niet aan? Neem dan contact op met de technische helpdesk.

Let op: e-mails die vooraf zijn ingepland voor een bepaalde datum, worden ’s nachts verzonden.

Het kan zijn dat er iets misgaat bij het klikken op de link in de mail, om naar de vragenlijsten te gaan. De link bevat een sleutel (een rijtje letters en cijfers), wat leidt tot het persoonlijke invulportaal van de respondent. Het komt soms voor dat bij het klikken op de link, de sleutel niet wordt meegenomen. De respondent krijgt dan een invulveld te zien voor een wachtwoord, in plaats van dat hij/zij direct in het persoonlijke invulportaal komt.

Dit heeft te maken met bepaalde telefoons en/of bepaalde e-mailprogramma’s of browsers, maar de precieze oorzaak is onduidelijk. Het probleem valt te omzeilen door de persoonlijke link uit de e-mail te kopiëren en te plakken in de browser. Op die manier komt de respondent wel direct bij de vragenlijst(en) uit.

Mocht dit probleem bij u spelen, dan zouden we graag horen op welk type telefoon en in welke browser het gebeurt. Op die manier kunnen we kijken of we het kunnen reproduceren en verhelpen.

1. Zoek de meting op in het menu ‘Metingen’.
2. Klik op het Bewerken-icoon voor de meting (potloodje).
3. Pas de vervaldatum aan en klik onderaan op ‘Opslaan en opnieuw verzenden’.

De respondent krijgt een nieuwe e-mail met de link. De vragenlijst is dezelfde, dus als er eventueel al vragen ingevuld waren, zijn deze antwoorden gewoon bewaard gebleven.

Een vragenlijst die bij een cliënt is verwijderd, wordt direct verwijderd uit de BergOp-database. BergOp vraagt ter check om een extra bevestiging wanneer u een vragenlijst wilt verwijderen. Er worden backups van BergOp gemaakt, maar het terughalen van één of enkele vragenlijsten uit de backups is kostbaar. Het is daarom niet mogelijk om verwijderde vragenlijsten door ons terug te laten halen. 

Er kunnen twee redenen zijn waarom u van een ingevulde vragenlijst geen profiel kunt openen:

1. De respondent (bijvoorbeeld vader, moeder of cliënt) heeft wel alle vragen beantwoord, maar niet op “Opslaan” geklikt. Hierdoor staan de resultaten nog niet in BergOp. Vraag de respondent om alsnog op "Opslaan" te klikken.
2. Het kan ook zijn dat de vragenlijst wel is opgeslagen, maar dat er geen passende normgroep is. Dat betekent dat BergOp geen scores kan berekenen omdat de leeftijd of het geslacht van de cliënt niet overeenkomt met een normgroep. Controleer of de leeftijd en het geslacht van de cliënt kloppen.

De foutmelding “De vragenlijst heeft de status Ongeldig. Het kan zijn dat er geen passende normgroep beschikbaar is. Controleer de geboortedatum en het geslacht van de cliënt” wordt getoond als de status van de vragenlijst “Ongeldig” is. De leeftijd of het geslacht van de cliënt vallen niet binnen de normgroep van de vragenlijst.

Controleer in het cliëntenoverzicht of de geboortedatum en het geslacht van de cliënt kloppen. Kloppen de gegevens niet? Pas deze aan en sla dan de vragenlijst opnieuw op. Daarna is een profiel wel op te vragen.

Het verschilt per vragenlijst welke scores er in het profiel verschijnen. Van de meeste vragenlijsten stellen uitgevers een handleiding beschikbaar die u zelf kunt aanschaffen.

Heeft u nog vragen of wilt u meer informatie over de interpretatie van een specifiek profiel? Neem contact op met Praktikon.

Wanneer u de resultaten van twee meetmomenten van eenzelfde vragenlijst met elkaar wilt vergelijken, kunt u een effectprofiel opvragen. De volledige instructie leest u hier in onze handleiding.

Afhankelijk van de vragenlijst ziet u alleen een verschilscore of ook een effect. Als er een effect wordt gegeven, ziet u ook een RCI (reliable change index).

Kijk eerst in het Overzicht beschikbare instrumenten of de vragenlijst die u zoekt beschikbaar is in BergOp.

Staat de vragenlijst in het overzicht?
Neem contact op met Praktikon om de lijst open te zetten voor uw organisatie.

Staat de vragenlijst niet in het overzicht?
Uw applicatiebeheerder kan contact opnemen met Praktikon om de mogelijkheden tot inbouw in BergOp te bespreken.

Voor sommige vragenlijsten is een vertaling beschikbaar in BergOp. Welke vragenlijsten een vertaling hebben, vindt u in ons Vragenlijstenoverzicht. Typ in het zoekveld de gewenste taal in en vervolgens ziet u welke vragenlijsten in die taal beschikbaar zijn.

U hoeft bij het versturen van de vragenlijst via de e-mail- of wachtwoordmethode geen vertaling te kiezen. De cliënt of respondent vinkt zelf bij het openen van de vragenlijst in het Cliëntenportaal aan in welke taal hij/zij de lijst in wil vullen.

Welke menuknoppen in BergOp voor u beschikbaar zijn is afhankelijk van uw Gebruikersrol.
Het kan zijn dat u een andere rol heeft dan uw collega’s waardoor u andere knoppen ziet dan zij. Neem contact op met uw applicatiebeheerder om te weten welke rol u heeft.

Wanneer u toegang heeft gekregen tot een van de dashboards in BergOp, ziet u de volgende dag pas de inhoud. Dit komt doordat de data nachtelijks ververst worden.

Heeft u andere problemen met het openen van de dashboards, neem dan contact op met uw contactpersoon bij Praktikon.

De beheerder van een organisatie kan gebruikers toegang geven tot cliënten van verschillende locaties en modules (zorgvormen) binnen BergOp. Het kan dus zijn dat u geen toegang heeft tot cliënten van een locatie waartoe uw collega wel toegang heeft.

Vragen hierover kunt u stellen aan de applicatiebeheerder van uw instelling. Neem contact op met Praktikon als u niet weet wie dat is.

Controleer eerst of u geen typfouten heeft gemaakt:
Typ uw wachtwoord in Kladblok of Word en kijk of er geen fouten in zitten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er ergens een hoofdletter staat of dat tekens niet goed worden weergegeven. Om tekens wel goed weer te geven, houdt u één seconde de Shift- en Ctrl-toets tegelijk ingedrukt op uw toetsenbord.
Klopt dit wachtwoord? Plak het dan in het loginscherm van BergOp.

Lukt inloggen nog steeds niet? Klik dan op ‘wachtwoord vergeten’ en vraag een nieuw wachtwoord aan. Weet u uw gebruikersnaam niet meer? Neem contact op met de applicatiebeheerder van uw organisatie.

Het wachtwoord moet uit minimaal 15 en maximaal 70 karakters bestaan. Uw gebruikersnaam, e-mailadres, de naam van uw organisatie of het woord ‘bergop’ mogen niet gebruikt worden, ook niet als onderdeel van uw wachtwoord. Daarnaast mogen wachtwoorden die gevonden zijn in één of meerdere databases met gelekte wachtwoorden niet gebruikt worden.

Lukt het niet om uw wachtwoord te wijzigen? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder.

Bij sommige organisaties worden e-mails vanuit BergOp aan cliënten en/of medewerkers (bijvoorbeeld uitnodigingen voor vragenlijsten, herinneringen of meldingen) aangemerkt als spam of komen zelfs niet aan. Drie zaken zijn hierbij belangrijk:

• Het kan zijn dat het SPF record niet juist is ingesteld. Om te voorkomen dat e-mails niet aankomen of in de spam belanden, kan uw ICT-afdeling/DNS-beheerder de mailserver van BergOp toevoegen aan de SPF records. Het SPF record voor BergOp is ‘include:email.bergop.net’. Om te controleren of het SPF record juist is toegevoegd, gaat u naar de volgende website: https://mxtoolbox.com/spf.aspx. Vul in het veld ‘domeinnaam’ het deel achter het ‘@’ van uw e-mailadres in. Als het goed is, ziet u hier nu een verwijzing naar ‘include:email.bergop.net’.
• Het kan zijn dat de e-mails te weinig tekst bevatten. Bepaalde instellingen gebruiken een afbeelding in de e-mail templates, bij een gebrek aan tekst naast de afbeelding komt deze in de spam terecht. Controleer dus hoe uw e-mail templates zijn opgebouwd.
• Tot slot kan een ‘broken link’, een ongeldige (niet-werkende) URL, in de e-mail ervoor zorgen dat de e-mail als spam wordt gezien. Controleer of dit bij u het geval is.

Hebt u vragen of ondervindt u problemen bij het toevoegen van het SPF record? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder of onze technische helpdesk.

Het is ook mogelijk om gebruik te maken van uw eigen mailserver. Neem hiervoor contact op met uw contactpersoon van Praktikon.

Via BergOp kunt u e-mails met het verzoek tot invullen van een vragenlijst naar respondenten verzenden. Beheerders kunnen de inhoud van deze mails wijzigen. De volledige instructie leest u hier in onze handleiding.

Wilt u uw logo toevoegen aan de e-mailtemplates? Stuur uw logo dan door aan uw contactpersoon van Praktikon.

Beheerders kunnen een gebruiker aan BergOp toevoegen via het menu Beheren -> Gebruikersbeheer -> Gebruikers. Via 'Importeren' onder Gebruikersbeheer kunnen meerdere gebruikers tegelijk worden toegevoegd. De volledige instructie leest u hier in onze handleiding.

Gebruikers kunnen zelf hun wachtwoord resetten door alle stappen van ‘wachtwoord vergeten’ te doorlopen. Lukt dit niet of krijgt de gebruiker de melding dat het wachtwoord verlopen is? Dan kunt u als applicatiebeheerder de inloggegevens resetten.

Ga hiervoor naar Beheren > Gebruikersbeheer > Gebruiker bewerken > Kies linksonder de button ‘Inloggegevens resetten’. De gebruiker ontvangt nu opnieuw inloggegevens per mail.

Zie de Beheerdershandleiding.

Ga naar het menu Beheren -> Gebruikersbeheer -> Gebruikers en klik op het potloodje voor de naam van de gebruiker. Hier kunnen nieuwe locaties en modules worden aan- en uitgevinkt. Als bij een Gebruiker de optie “Alle locaties” is aangevinkt, krijgt deze gebruiker automatisch toegang tot nieuwe locaties.

Ga naar het menu Rapporteren -> Export. Klik vervolgens achter Gebruikers op de roze knop Exporteren.

Voor het in één keer toevoegen van grote groepen cliënten kan de functie Importeren worden gebruikt. De volledige instructie vindt u hier in onze handleiding.

Ga naar Beheren en klik onder Cliëntenbeheer op Aantal actieve cliënten. Selecteer de periode. Wilt u meer weten? Kijk dan hier in onze handleiding.

Er zijn verschillende koppelingen mogelijk, zie Koppelingen EPD voor meer informatie.

Kijk eerst in het Overzicht beschikbare instrumenten of de vragenlijst die u zoekt beschikbaar is in BergOp.

Staat de vragenlijst in het overzicht?
Neem contact op met Praktikon om de lijst open te zetten voor uw organisatie.

Staat de vragenlijst niet in het overzicht?
Neem contact op met Praktikon om de mogelijkheden tot inbouw in BergOp te bespreken.

Papieren versies van de OBVL kunt u inzien en aanvragen via www.praktikon.nl. Aan het gebruik van de OBVL zijn kosten verbonden.

Als u al een BergOp-licentie heeft, kunt u ook de OBVL via BergOp afnemen. Neem daarvoor contact op met Praktikon.

Voor sommige vragenlijsten worden kosten per afname gerekend. Deze kosten vindt u in ons Instrumentenoverzicht. U betaalt per ingevulde vragenlijst. Het (opnieuw) verzenden van een lijst of een herinnering kost niets extra.

U betaalt voor elke cliënt die die lijst ten minste 1 keer heeft afgenomen. Dus voor een cliënt die de lijst 1 keer afneemt betaalt u evenveel als voor een cliënt die de lijst 10 keer afneemt.

Het kan handig zijn bij te houden hoeveel afnames er van deze vragenlijsten worden gedaan. Een Beheerder kan gemakkelijk een overzicht hiervan opvragen in BergOp. De volledige instructie vindt u hier in onze handleiding.

Als beheerder kunt u een ROM-proces afsluiten door een Afsluitdatum in te vullen. Dit proces kan dan niet meer aan cliënten worden gekoppeld. Als er al metingen van dit proces lopen bij een cliënt, wordt dit proces gewoon afgemaakt.

Als vragenlijsten niet in de export verschijnen, kan dat verschillende oorzaken hebben:

1. De vragenlijst heeft een invuldatum die niet past binnen de afnameperiode die u heeft geselecteerd voor het maken van de export. Pas de afnameperiode aan.
2. De vragenlijst heeft een status “leeg” of “ongeldig”. Dit is bijvoorbeeld het geval als de lijst niet aan een normgroep gekoppeld kan worden (de cliënt is te oud of te jong), of als er onvoldoende vragen zijn ingevuld. Controleer de vragenlijst.

Indien uw organisatie gebruikmaakt van Citrix, is het mogelijk dat de dashboards geblokkeerd worden. Neem in dit geval contact op met de systeembeheerder binnen uw organisatie. In alle andere gevallen kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Praktikon.

Om BergOp up-to-date te houden en zo goed mogelijk te laten aansluiten bij uw wensen, worden er maandelijks updates uitgevoerd. Tijdens een update worden er kleine wijzigingen in BergOp doorgevoerd, zoals een aanpassing aan een vragenlijst of een toevoeging van een menuknop.

Alle applicatiebeheerders van de instellingen ontvangen altijd in de week vóór de update een overzicht van alle wijzigingen die gaan plaatsvinden.

Neem hiervoor contact op met degene binnen de organisatie die de vragenlijst naar u heeft verzonden. Deze persoon kan de vervaldatum aanpassen en u een nieuwe inlog geven.

De inlogcodes voor het Cliëntenportaal hebben vaak een combinatie van cijfers, kleine letters en hoofdletters. Vaak is het onderscheid tussen een o (letter) en een 0 (cijfer) of een i en 1 de oorzaak van het niet kunnen inloggen.

Komt u er dan nog steeds niet in? Vraag dan degene binnen de organisatie van wie u het wachtwoord heeft ontvangen om een nieuw wachtwoord.

Het kan zijn dat er geen vragenlijsten meer openstaan om in te vullen. Vraag degene die u de vragenlijsten heeft toegezonden om een nieuwe link.

Vraag dit na aan degene waarmee u binnen de instelling contact heeft.

BergOp is de applicatie die het mogelijk maakt om vragenlijsten digitaal in te vullen. Neem contact op met uw hulpverlener of het secretariaat van uw organisatie, zij kunnen u mogelijk een papieren versie van de lijst sturen.

Neem hiervoor contact op met degene binnen de organisatie die de vragenlijst naar u heeft verzonden.